ข้อความในกักกัน Microsoft 365 ไม่เหมือนข้อความใน Junk ผู้ใช้จะปล่อยเอง ขอให้ปล่อย หรือทำได้เพียงดู ขึ้นอยู่กับนโยบายและสิทธิ์ขององค์กร จึงต้องตรวจสถานะจริงก่อนให้คำแนะนำ ผู้ส่งภายนอกไม่มีสิทธิ์ปล่อยข้อความเพียงเพราะส่งผ่าน SMTP สำเร็จ
ใช้หน้าทางการขององค์กร
ผู้รับควรเข้าระบบจากทางที่รู้จัก ไม่กดลิงก์อ้างเป็นผู้ดูแลจากคนไม่รู้จัก คู่มือ Microsoft อธิบายการค้นและข้อจำกัดของผู้ใช้ หากไม่มีการกระทำที่ต้องการ ให้ส่งเรื่องถึงผู้ดูแล แทนการขอให้แบ่งปันบัญชีหรือพยายามเปลี่ยนนามสกุลไฟล์เพื่อหลบการตรวจ
- เตรียมเวลา ที่อยู่ และรหัสข้อความเพื่อหาฉบับที่ตรงกัน อย่าปล่อยฉบับอื่นเพียงเพราะหัวเรื่องคล้าย
- บันทึกเหตุผลกักกันและการกระทำที่ระบบอนุญาต อย่าใช้สิทธิ์จากคู่มือของนโยบายอีกแบบเป็นข้อสรุป
- ถ้าพบการจัดผิด ให้ผู้มีสิทธิ์ใช้กระบวนการแก้ขององค์กร และตรวจเนื้อหาหรือทางส่งที่เกี่ยวข้องโดยไม่ปิดการป้องกันทั้งหมด
ตัวอย่างสมมติของใบเสนอราคา
ฝ่ายจัดซื้อเห็นแจ้งกักกันแต่ไม่มีปุ่มปล่อย ร้านค้าจึงส่งรายละเอียดฉบับและให้ฝ่ายจัดซื้อประสานผู้ดูแล การเปลี่ยนหัวเรื่องแล้วส่งซ้ำยังไม่ใช่วิธีแก้ที่มีหลักฐาน ตัวอย่างนี้ไม่ระบุสาเหตุของกักกันทุกฉบับ เพราะต้องอ่านผลขององค์กรนั้นก่อน
หากเหตุผลด้านความปลอดภัยได้รับการยืนยัน ต้องใช้ช่องทางแบ่งปันที่องค์กรอนุญาต ไม่ซ่อนชนิดไฟล์หรือส่งผ่านโดเมนอื่นเพื่อเลี่ยงนโยบาย ส่วนการปล่อยโดยผู้ดูแลเป็นการตัดสินฉบับนั้น ไม่ได้รับรองว่าข้อความทุกฉบับในอนาคตจากร้านเดียวกันปลอดภัยหรือจะไม่ถูกตรวจอีก
บันทึกสถานะให้ตรง
รายงานว่ากักกันเมื่อมีการยืนยัน ไม่ใช้คำว่า Spam แทนข้อความที่ยังไม่เห็นใน Inbox ผู้รับและผู้ดูแลมีหลักฐานภายในที่กล่องทดสอบภายนอกไม่มี ผลจากบัญชีส่วนตัวจึงใช้เปรียบเทียบได้บางส่วน แต่ไม่ปิดกรณีนโยบายบริษัทจนกว่าจะมีคำยืนยันที่ตรงกับข้อความจริง
แหล่งข้อมูลและการตรวจสอบ
Microsoft: ค้นหาและปล่อยข้อความกักกัน
RFC 5321: การรับโดยเซิร์ฟเวอร์
ทดสอบอีเมลของคุณ กับกล่องทดสอบที่มีให้ ผลเป็นเพียงตัวอย่างที่สังเกต ไม่รับประกันกล่องของลูกค้าทั้งหมด อ่านขอบเขตใน วิธีทดสอบ และตรวจรายชื่อบริการที่รองรับในหน้าทดสอบปัจจุบัน