Khi thư hợp lệ vào Spam Gmail, hãy lưu bản gốc và vị trí trước khi di chuyển. Kiểm tra xác thực và hệ thống thực sự tạo thư, không chỉ thay các từ trong tiêu đề. Một tài khoản gặp vấn đề chưa chứng minh Gmail đang chặn toàn bộ tên miền hoặc mọi người nhận sẽ thấy giống nhau.
Xác định đúng môi trường
Xác định đây là Gmail cá nhân hay tài khoản do công ty quản lý. Người dùng có giao diện Gmail nhưng tổ chức vẫn có thể áp dụng quy tắc bổ sung. Đội hỗ trợ Việt Nam nên ghi loại tài khoản và người phụ trách, thay vì áp dụng hướng dẫn tài khoản cá nhân cho mọi môi trường.
Từ bản gốc, đọc SPF, DKIM và DMARC của chính thư gặp lỗi. Bản ghi DNS tồn tại không chứng minh thư đã xác thực thành công. Nếu chữ ký khác dự kiến, kiểm tra ứng dụng, cấu hình và thay đổi gần đây. Thư nhân viên gửi thành công không xác nhận đường gửi tự động của website.
Trình tự điều tra
- Lưu nguyên thư và vị trí Spam ban đầu.
- Xác định tài khoản cá nhân hay tổ chức.
- Đối chiếu xác thực với đúng hệ thống tạo thông báo.
- Thử thư mới sau sửa và giữ chứng cứ trước, sau.
Nhờ người nhận xác minh người gửi và nội dung trước khi đánh dấu không phải thư rác. Thao tác ấy thuộc tài khoản của họ; không yêu cầu tắt mọi bảo vệ hoặc cho phép cả miền rộng mà chưa kiểm tra. Ghi cả bộ lọc cá nhân và lần di chuyển để không nhầm vị trí sau thao tác với phân loại ban đầu.
Ví dụ giả định và giới hạn
Ví dụ giả định: thư đặt lịch từ website vào Spam, còn trả lời trực tiếp của nhân viên vào Inbox. Hai thư có thể đi hai hệ thống. Hãy tạo lịch hẹn thử bằng dữ liệu giả, xem chữ ký của thông báo và đối chiếu nhật ký. Đổi DNS của hộp cá nhân sẽ không tự sửa một đường gửi khác.
Sau sửa, dùng thư mới và giữ bản trước để so sánh. Inbox Check chỉ quan sát những hộp mẫu có thật trong dịch vụ; kết quả tốt không phủ nhận phản hồi của khách. Tách vị trí, lỗi chuyển giao và khiếu nại thực tế, rồi tiếp tục điều tra phần chưa biết thay vì hứa rằng một sửa đổi sẽ luôn đưa thư vào Inbox.
Nguồn chính thức
Google: nguyên tắc dành cho người gửi email. Google: kiểm tra phần đầu thư đầy đủ.
Đọc phương pháp kiểm tra và xem hộp mẫu hiện có trong Inbox Check. Kết quả chỉ thuộc những hộp đã quan sát, không bảo đảm mọi tài khoản cùng dịch vụ.